7.AI trong Quản trị Nguồn Nhân lực - AI trong Quản trị Nguồn Nhân lực

#AI_for_HR

“Khoa học hiện đại không có giáo điều. Tuy nhiên, có một nguyên tắc chung cho các phương pháp nghiên cứu: đều dựa vào việc thu thập các quan sát thực nghiệm – những gì chúng ta có thể quan sát được với ít nhất một trong các giác quan của mình – và hệ thống chúng lại với sự giúp đỡ của những công cụ toán học”.

Trích: Homo Sapiens – Yuval Noah Harari

AI trong Quản trị Nguồn Nhân lực

Kỳ 7: AI trong Quản trị Nguồn Nhân lực

Chỉ trong một khoảng thời gian ngắn ngủi (khoảng 70,000 năm, kể từ khi Homo Sapiens hình thành nên một cấu trúc tinh vi được gọi là văn hóa – Yuval Noah Harari) so với toàn bộ lịch sử 4.5 tỷ năm hình thành và phát triển của hành tinh mà chúng ta đang cư ngụ - Trái Đất – con người thực sự đã đạt được những bước tiến nhảy vọt qua các cuộc cách mạng, cả trong tiến hóa xã hội lẫn nhận thức và khoa học. Trong thời gian sắp tới, AI hứa hẹn sẽ là một trong số ít các nhân tố cực kỳ quan trọng để thúc đẩy nhân loại tiến hành một cuộc cách mạng tiếp theo – cách mạng nhận thức phi ý thức, hay đại loại là một tên gọi nào đó gắn liền với việc máy móc vô cơ có được nhận thức tương tự (hoặc có thể còn nhanh và toàn diện hơn) như loài người hữu cơ. Những lợi ích – tác động và ảnh hưởng của cuộc cách mạng sắp tới vẫn chưa được khám phá hết, tuy nhiên, chúng ta bắt buộc phải chuẩn bị sẵn sàng để có thể tận dụng sức mạnh của nó, đón nhận và hạn chế những rủi ro có thể có và … tiếp tục hành trình.

Quản trị Nguồn Nhân lực, xin nhắc lại, bất kể trong thời đại nào, vẫn là một cầu nối cực kỳ quan trọng giữa các tác nhân con người với phần còn lại trong mọi hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Chính vì vậy, HR – tác nhân then chốt trong các hoạt động mang tính tổ chức của doanh nghiệp – được khuyến khích và nên trở thành những người tiên phong trong việc áp dụng AI vào hoạt động kinh doanh của tổ chức. Hãy cùng xem xét AI/các giải pháp dựa trên AI sẽ giúp ích được gì cho Quản trị Nguồn nhân lực tốt đến mức nào trong đời sống hàng ngày của họ.

1. Dễ dàng thu thập, tổng hợp, phân tích toàn bộ dữ liệu về vai trò – trách nhiệm – quyền hạn liên quan đến tất cả các công việc hiện tại trong tổ chức, từ đó giúp định hình, phát triển và tái cấu trúc lại các cơ cấu tổ chức một cách linh hoạt, có tính thích ứng cao nhưng vẫn đảm bảo được các yêu cầu nghiêm ngặt từ cơ chế quản trị và quản lý của tổ chức. Ngoài ra, dựa trên những kết quả phân tích, bộ phận HR có thể (phối hợp với các lãnh đạo của các bộ phận chức năng khác trong tổ chức) phát triển được các bản mô tả công việc theo vai trò và chức năng, tạo ra các câu hỏi phỏng vấn sơ bộ dành cho các ứng viên tiềm năng trong tương lai, một cách nhanh chóng và chính xác.

2. Tự động hóa những quy trình lặp đi lặp lại và mang tính thủ công cao chẳng hạn như các yêu cầu liên quan đến nghỉ phép, các công việc nhập liệu, phân tích các số liệu và tạo ra các báo cáo, dự đoán các xu hướng, về tình hình thị trường lao động cụ thể theo lĩnh vực ngành, vốn có thể giải phóng nhân sự của HR để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho những công việc gần gũi với con người hơn, ví dụ như trao đổi trực tiếp với nhân viên, tư vấn tâm lý, trò chuyện để tìm hiểu thêm về những khó khăn trong cuộc sống và công việc của họ, giúp họ vượt qua những trở ngại và rào cản để có thể cống hiến tốt hơn cho tổ chức và phát triển được bản thân.

3. Các nền tảng phân tích thống kê dựa trên AI dành riêng cho HR có thể cung cấp một lượng lớn các báo cáo làm cơ sở để xây dựng các kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của tổ chức theo các chu kỳ đồng thời nêu bật những bộ kỹ năng cần thiết theo từng lĩnh vực ngành cụ thể, giúp tổ chức xác định một cách rõ ràng và tránh được những ý kiến thiên vị mang tính chủ quan cố hữu của con người về các tiêu chí dành cho đội ngũ nhân sự của mình, theo từng vai trò, trách nhiệm và yêu cầu công việc cụ thể.

4. Thay vì thực hiện theo cách thủ công truyền thống hoặc sử dụng đến các dịch vụ cung cấp nguồn nhân lực bên ngoài, bộ phận HR của tổ chức có thể sử dụng công cụ AI để tự động hóa quá trình tìm kiếm, sàng lọc, chấm điểm và lựa chọn hồ sơ ứng viên dựa trên các kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, các vai trò, tiêu chí về kỹ năng và trình độ như đã nêu trong các mục trên, khiến cho cả tốc độ lẫn chất lượng của quá trình tuyển dụng đều được cải thiện một cách rõ rệt.

5. Dựa trên nguồn dữ liệu chi tiết và đã được “làm sạch” bằng công cụ AI, tổ chức hoàn toàn có thể xây dựng được các lộ trình phát triển và thăng tiến trong nghề nghiệp được cá nhân hóa cho đội ngũ nhân viên của mình, thay vì phải tốn công sức thu thập, phân tích, đánh giá, phát triển các tiêu chí, v.v… Cũng trên nguồn dữ liệu này, việc giúp nhân viên phân tích những ưu khuyết điểm của bản thân cũng như những tiềm năng mà họ không hoặc chưa thể nhận ra trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

6. Công bằng và minh bạch hơn trong quá trình đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên: dữ liệu chính xác về hiệu suất được cập nhật và phân tích liên tục giúp các nhà quản lý, các trưởng bộ phận có thể hình dung và nắm bắt hiệu suất của nhân viên một cách kịp thời và chính xác gần với thời gian thực. Điều này khiến cho quá trình đánh giá hiệu suất trở nên thoải mái hơn khi chính bản thân nhân viên cũng nắm được các tiêu chí cụ thể và ước tính được hiệu suất làm việc của mình.

7. Công cụ AI cũng có thể giúp các tài liệu đào tạo kỹ năng chuyên môn và nâng cao nhận thức được phát triển một cách chính xác, sáng tạo và gần gũi hơn, giúp thu hút sự quan tâm và tham gia từ đội ngũ cao hơn, chẳng hạn như thông qua các video, flashcard đào tạo về đạo đức nghề nghiệp, quy tắc hành vi (Code of Conduct). Những tài liệu này cũng có thể được tổ chức, sắp xếp và cung cấp cho nhân viên theo cách …. AI, khiến cho khả năng tiếp cận dễ dàng hơn và hiệu quả hơn.

8. Với các công cụ AI, bộ phận HR có thể xây dựng và tự động hóa hoàn toàn các quy trình hỗ trợ nhằm đáp ứng các nhu cầu trợ giúp về các chính sách, ví dụ, chính sách phúc lợi, chính sách nhân sự, bảo hiểm, v.v… thông qua các Chatbot AI hoặc Virtual HR Helpdesk, vốn có thể giải đáp những thắc mắc cơ bản của đội ngũ tại mọi thời điểm, dựa trên các luật, quy định, chính sách, hướng dẫn của cơ quan nhà nước và của tổ chức đã được cung cấp cho chúng.

9. Ngoài ra, AI còn có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu liên quan đến mức độ hài lòng của nhân viên, chẳng hạn như thông qua các số liệu về hiệu suất công việc, tần suất tương tác với các ứng dụng phần mềm, tỷ lệ tham gia các chương trình đào tạo và phát triển lộ trình thăng tiến, v.v… để từ đó có thể tìm hiểu chính xác các xu hướng, những nguy cơ hoặc các yếu tố gây ra sự không hài lòng/bất mãn của nhân viên, đồng thời đề xuất các biện pháp giữ chân nhân viên một cách hiệu quả.

Theo quan điểm của AIHR, trong tương lai, “AI sẽ không chỉ trở nên phổ biến trong suốt vòng đời của nhân viên mà còn trở thành một phần của lực lượng lao động mà bộ phận Nguồn Nhân lực cần quản lý”. Do đó, bộ phận quản lý Nguồn Nhân lực nên chủ động trở thành một trong số những người tiên phong trong nghiên cứu, áp dụng, tối ưu hóa việc sử dụng AI và các công cụ dựa-trên-AI trên quy mô toàn tổ chức.

Hy vọng rằng, với một số quan điểm cá nhân kết hợp với kiến thức được lược dịch từ một số nền tảng Nhân sự có uy tín trên thế giới (như AIHR, IBM và Microsoft) trong loạt bài viết về Áp dụng AI trong Quản trị Nguồn Nhân lực này sẽ cung cấp thêm góc nhìn cho các nhà quản lý và lãnh đạo của bộ phận HR cũng như của tổ chức về Kỷ nguyên Số và AI sắp tới. Hẹn gặp lại các bạn trong các loạt bài sau với các chủ đề “Ransomware – Nỗi ám ản không của riêng ai” và “Tư duy Quản lý Dự án cùng với OKRs”.

“Chúng ta đã tiến lên từ những chiếc xuồng đi sông, đến thuyền có mái chèo, đến tàu hơi nước, đến tàu con thoi – nhưng không ai biết chúng ta sẽ đi tới đâu”.

Trích: Homo Sapiens – Yuval Noah Harari

Nguyễn Thế Hùng – ITM tại Frasers Law – CTV của Phi&P